Nos solutions
Des processus qui tiennent votre croissance
Sept fonctions métier, trente-deux processus au catalogue. Pour chacune : ce qui coince, ce que nous changeons, ce que vous pouvez en attendre.
01 — Fonction
Commercial
Des devis partent sans relance. Une partie des affaires se perd sans que personne ne le voie.
- Au catalogue
- 5 processus
- Ordre de grandeur
- env. 9 h/sem
Résultat recherché. Plus d'opportunités suivies jusqu'au bout, donc de la marge additionnelle potentielle.
Aujourd'hui
- Demandes dispersées entre mail, téléphone et formulaire
- Devis retapés à partir d'anciens documents
- Relances laissées à la mémoire de chacun
Après reprise
- Un point d'entrée unique pour les demandes
- Des modèles de devis à jour
- Des relances à date fixe et un suivi visible
- Capture et qualification des demandes entrantes
- Préparation de devis
- Relance de devis
- Suivi du pipeline
- Réactivation des contacts dormants
02 — Fonction
Administratif et facturation
Factures faites en bloc, pièces éparpillées, impayés repérés trop tard.
- Au catalogue
- 5 processus
- Ordre de grandeur
- env. 11 h/sem
Résultat recherché. Du temps administratif récupéré et des erreurs coûteuses évitées.
Aujourd'hui
- Facturation en fin de mois
- Pièces reçues par mail, papier et messagerie
- Relances d'impayés irrégulières
Après reprise
- Facture déclenchée à la fin de la prestation
- Collecte et classement au fil de l'eau
- Calendrier fixe de relance
- Facturation déclenchée
- Relance des impayés
- Collecte et classement des pièces
- Transmission comptable mensuelle
- Notes de frais
03 — Fonction
Production et opérations
Le planning change sans cesse, les informations du terrain remontent mal.
- Au catalogue
- 5 processus
- Ordre de grandeur
- env. 9 h/sem
Résultat recherché. Moins de temps improductif, moins de reprises, plus de capacité réellement disponible.
Aujourd'hui
- Plannings refaits plusieurs fois
- Attentes et allers-retours entre bureau et terrain
- Dérives découvertes trop tard
Après reprise
- Ouverture et clôture de dossier standardisées
- Remontées terrain structurées
- Alertes de dérive
- Ouverture de dossier
- Affectation du planning
- Remontée d'informations terrain
- Alertes de dérive
- Clôture de dossier
04 — Fonction
Service client
Les demandes clients arrivent partout et les mêmes réponses sont réécrites chaque jour.
- Au catalogue
- 4 processus
- Ordre de grandeur
- env. 6 h/sem
Résultat recherché. Moins de réclamations, des clients conservés et du temps rendu aux équipes.
Aujourd'hui
- Plusieurs boîtes de réception
- Personne ne sait ce qui est en retard
- Réponses refaites à la main
Après reprise
- Tri et attribution des demandes
- Réponses courantes depuis des modèles
- Suivi des délais avant dépassement
- Tri et affectation des demandes
- Traitement des demandes courantes
- Suivi des délais
- Mesure de satisfaction
05 — Fonction
Ressources humaines
Intégrations, documents obligatoires et absences gérés au cas par cas.
- Au catalogue
- 4 processus
- Ordre de grandeur
- env. 5 h/sem
Résultat recherché. Du temps administratif RH récupéré et des coûts de remplacement mieux maîtrisés.
Aujourd'hui
- Documents à réclamer plusieurs fois
- Congés suivis sur des fichiers séparés
- Candidatures sans suivi commun
Après reprise
- Parcours d'intégration écrit
- Collecte des documents organisée
- Absences et candidatures suivies au même endroit
- Intégration d'un nouveau collaborateur
- Collecte des documents obligatoires
- Absences et congés
- Suivi des candidatures
06 — Fonction
Pilotage
Les chiffres arrivent trop tard pour décider, après des heures de consolidation.
- Au catalogue
- 5 processus
- Ordre de grandeur
- env. 7 h/sem
Résultat recherché. Moins d'heures de reporting et des pertes évitées grâce à des décisions plus rapides.
Aujourd'hui
- Tableaux reconstruits chaque mois
- Trésorerie suivie de mémoire
- Rentabilité par dossier inconnue
Après reprise
- Tableau de bord dirigeant tenu à jour
- Alertes de seuil
- Rapport mensuel de synthèse
- Tableau de bord dirigeant
- Suivi de trésorerie
- Rentabilité par dossier
- Alertes de seuil
- Rapport mensuel de synthèse
07 — Fonction
Marketing et acquisition
Des demandes entrantes restent sans réponse et les contenus prennent un temps disproportionné.
- Au catalogue
- 4 processus
- Ordre de grandeur
- env. 5 h/sem
Résultat recherché. Plus de demandes traitées, des dépenses évitables identifiées, du temps récupéré.
Aujourd'hui
- Demandes du site et des réseaux mal routées
- Retombées des campagnes non suivies
- Supports commerciaux à jour à la main
Après reprise
- Routage des demandes entrantes
- Suivi des campagnes
- Programmation des contenus
- Programmation et publication des contenus
- Collecte et routage des demandes venues du site et des réseaux
- Suivi des campagnes et de leurs retombées
- Mise à jour des supports commerciaux, tarifs et références
Nous parlons de processus, jamais d'outils. Un processus est une chaîne d'actions complète qui se déclenche et s'interrompt seule. Les durées indiquées sont des ordres de grandeur du catalogue, pas des résultats clients.
Avant / après
À quoi ressemble un processus repris
Choisissez un problème. Voyez le parcours avant et après intervention. Exemples illustratifs, pas des études de cas.
Avant
Manuel, fragmenté, dépendant des personnes
- La demande arrive par mail, téléphone ou formulaire
- Le devis est retapé à partir d'un ancien document
- Il part sans suivi centralisé
- La relance dépend de la mémoire du commercial
- Une partie des devis n'est jamais relancée
Après
Simplifié, organisé, outillé si utile
- Toutes les demandes arrivent au même endroit
- Le devis est préparé depuis un modèle à jour
- Chaque devis envoyé est suivi dans une liste unique
- Les relances partent à date fixe
- Le dirigeant voit chaque semaine ce qui est signé et ce qui attend
Illustration de fonctionnement type. Ce n'est pas une étude de cas client.
Les cinq leviers
La technique ne représente qu'un levier sur cinq
Les quatre autres relèvent du conseil en organisation.
01
Reconstruction
Nous remettons à plat les enchaînements de tâches pour qu'ils se fassent tout seuls, du début à la fin.
02
Suppression
Nous repérons les tâches qui ne servent plus à personne, et nous les arrêtons.
03
Réagencement
Nous regroupons ce qui est traité au coup par coup et qui devrait être fait en une seule fois.
04
Activation
Nous mettons en route les fonctions que vous payez déjà dans vos logiciels et que personne n'utilise.
05
Transfert
Nous mettons par écrit ce qui ne tient que dans la tête d'une personne, pour que la tâche puisse être confiée à quelqu'un d'autre.
Nous identifions ensemble les fonctions qui vous coûtent le plus.
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